Uitleg · Gratis
Formele uitnodiging kenmerken en onderdelen
Een formele uitnodiging is kort, volledig en ondubbelzinnig. Deze onderdelen horen er altijd in, en dit is wat haar onderscheidt van een informele uitnodiging.
Vaste onderdelen
Wat er altijd in staat
Ontbreekt een van deze, dan volgen er vragen — en dat is precies wat een uitnodiging moet voorkomen.
Lijst tonen (9 items)
De aanleiding — Gegeven
waarvoor wordt uitgenodigd
Wie uitnodigt — Gegeven
organisatie of persoon, met functie
Datum en aanvangstijd, en zo mogelijk de eindtijd — Gegeven
Locatie met volledig adres, en bereikbaarheid of parkeren — Gegeven
Programma of agenda in hoofdlijnen — Gegeven
Of er kosten aan verbonden zijn — Gegeven
Dresscode, indien van toepassing — Gegeven
Het verzoek om te reageren, met een uiterste datum — Gegeven
Contactgegevens voor vragen — Gegeven
Register
Formeel of informeel?
Het verschil zit in de aanhef, de toon en de mate van detail.
Formeel
Geachte heer of mevrouw,
Volledige zinnen, geen afkortingen, en de organisatie als afzender in plaats van een persoon.
- → Gebruikelijk bij jubilea, openingen en officiële bijeenkomsten
- → Vermeld de functie van wie uitnodigt
Zakelijk
Beste collega's,
Zakelijk maar toegankelijk, gebruikelijk binnen een organisatie.
- → Programma in bullets mag hier wel
- → Reageren kan per e-mail
Reageren
Het verzoek om te reageren
Noem altijd een uiterste reactiedatum en één manier om te reageren.
- → Eén kanaal voorkomt losse antwoorden
- → Vraag naar dieetwensen als er gegeten wordt
Vooraf
Hoe ver van tevoren
Voor een formele bijeenkomst is enkele weken vooraf gebruikelijk; bij een grotere gelegenheid ruimer.
- → Een herinnering kort vooraf is gangbaar
- → Bij een save-the-date volgt de uitnodiging later
Verder lezen